في السكرتارية، هناك فرق جوهري بين الصادر والوارد، وهما مفهومان أساسيان في إدارة المراسلات داخل أي مؤسسة أو جهة حكومية أو خاصة.

1. المراسلات الواردة (Incoming Mail):

هي جميع الوثائق والمراسلات التي تستقبلها المؤسسة من جهات خارجية (مثل عملاء، جهات حكومية، شركات أخرى، أفراد... إلخ).

يتم تسجيلها في دفتر الوارد أو عبر نظام إلكتروني، وتُعطى رقمًا تسلسليًا وتاريخًا لتوثيقها.

يتم توجيهها إلى الإدارات المختصة أو المعنيين داخل المؤسسة لاتخاذ الإجراء المناسب.

قد تكون هذه المراسلات عبارة عن طلبات، شكاوى، تقارير، عقود، فواتير، إشعارات رسمية... إلخ.

2. المراسلات الصادرة (Outgoing Mail):

هي جميع الوثائق والمراسلات التي ترسلها المؤسسة إلى جهات أخرى (مثل الشركات، المؤسسات الحكومية، العملاء، الموردين... إلخ).

يتم تسجيلها في دفتر الصادر أو عبر النظام الإلكتروني، وتُعطى رقمًا تسلسليًا لضمان تتبعها.

يتم إرسالها بعد مراجعتها واعتمادها من قبل الجهات المختصة داخل المؤسسة.

قد تشمل هذه المراسلات خطابات رسمية، ردود على الطلبات، تقارير، فواتير، إشعارات، اتفاقيات... إلخ.

الفرق الرئيسي بين الصادر والوارد:

أهمية تنظيم الصادر والوارد في السكرتارية:

✅ يساعد في توثيق جميع المراسلات الرسمية.

✅ يسهل استرجاع المعلومات عند الحاجة.

✅ يضمن متابعة المراسلات وعدم ضياعها.

✅ يعزز الشفافية والانضباط الإداري.

📌 خلاصة:

الفرق الرئيسي هو أن الوارد يشمل المراسلات القادمة إلى المؤسسة، بينما الصادر يشمل المراسلات التي ترسلها المؤسسة إلى جهات أخرى، وكلاهما يحتاج إلى تسجيل دقيق وتنظيم جيد لضمان سير العمل بكفاءة.

المرجع : https://chatgpt.com/share/67a5d238-9d28-800d-88c3-ed7c20e9f1a6

عن أبي هريرة -رضي الله عنه- أن رسول الله ﷺ قال: إذا مات ابن آدم؛ انقطع عمله إلا من ثلاث: صدقة جارية، أو علم ينتفع به، أو ولد صالح يدعو له رواه مسلم