مما لا شك فيه أن إعداد دليل سياسات وإجراءات الموارد البشرية وتنفيذها أمرًا أساسيًا للغاية لتعزيز بيئة عمل عادلة وإيجابية ومنتجة، فبدون السياسات والإجراءات المعمول بها ، لن يكون قسم الموارد البشرية لديك قادرًا على تقديم نهج ثابت للتعامل مع المشكلات التي قد تنشأ في الشركة.

لذلك ، من خلال تطوير سياسات الموارد البشرية التي تغطي مجموعة من الجوانب اليومية التي تؤثر على عملك ، ستتمكن من تعزيز قيم شركتك وإدارة التوقعات بخبرة.

تهدف السياسات إلى تكوين إرشادات تضع قواعد معينة للمساعدة في إدارة مجموعات الموظفين، غالبًا ما تتضمن أيضًا إجراءات تحدد تعليمات محددة، لمساعدتك في اكتشاف كيفية بناء إطار عمل يدعم استراتيجيات الموارد البشرية والعمل لديك ، نوصيك باتباع الخطوات التي سنوردها في هذا المقال.

طالع أيضا : تطوير السياسات والإجراءات في ادارة الموارد البشرية

يمكن أن تساعدك هذه النصائح في إنشاء سياسات لا تمتثل فقط للتشريعات ذات الصلة ولكن أيضًا تعمل على تحسين رضا الموظفين.

1. تحديد الحاجة إلى سياسة جديدة

أولاً ، ستحتاج إلى مراجعة الوضع الحالي وتحليله. يجب أن تهدف كل شركة إلى اكتشاف متطلبات محددة ووضع سياسات لتلك الاحتياجات من خلال مراعاة ثقافة أعمالها أيضًا.

قد يكون السبب هو أن شركتك ليس لديها حتى الآن استراتيجية مناسبة تنتهجها عندما يقرر الموظفون الاستقالة أو يتم فصلهم. أو ربما تم الإبلاغ عن حوادث حول التحرش والعنصرية في العمل ، والتي يجب معالجتها بطريقة رسمية.

يمكن أن تظهر هذه الأنواع من المشكلات بسهولة في أي مكان عمل ، وأفضل طريقة للتعامل معها تكون من خلال إنشاء سياسات الموارد البشرية العادلة وتنفيذها.

يمكن إنشاء السياسات عندما تجعلها التشريعات الجديدة إلزامية أو عندما يحدث تغيير داخل الشركة او عندما يرغب المدراء بتطوير اقسامهم وجعلها اكثر تنظيماً. على سبيل المثال ، أدى تفشي وباء كورونا إلى قيام العديد من الشركات بتطوير سياسات العمل عن بُعد التي تحدد القواعد المتعلقة بالعمل من المنزل. سبب آخر لتنفيذ سياسة جديدة ، أو تحديث واحدة موجودة ، هو وجود عمليات متسقة لمهام ومجالات معينة.

تتضمن بعض العوامل الأكثر شيوعًا التي غالبًا ما تملي سياسة على مستوى الشركة ما يلي:

التوظيف

العطل

التعويضات والحوافز

إجراءات تأديبية

التدريب والتطوير

الصحة و السلامة المهنية

2. تحديد الأدوار الواضحة عند وضع السياسات

عندما يتعلق الأمر بتطوير سياسات لشركتك ، سوف تحتاج إلى تحديد من يجب إشراكه والأدوار التي سيشغلونها. ففي بعض الأحيان ، وغالبًا في الشركات الكبرى ، هناك مجالس أو لجان معينة مهمتها كتابة السياسات ومراجعتها.

بالنسبة للسياسات المتنوعة التي تلبي احتياجات كل فرد في العمل ، يمكنك إنشاء فريق متعدد الوظائف ، بما في ذلك القيادة والموارد البشرية وأعضاء فريق العمل الآخرين. بهذه الطريقة ، من المحتمل أن تنتج سياسات جذابة يمكن أن يتعرف عليها المزيد من الأشخاص ومن المرجح أن يتبعوها.

طالع أيضا : 8 بحوث مهمة جدا في ملف واحد حول الإدارة الالكترونية بصفة عامة

سوف يمنحك أيضًا الوصول إلى معلومات أكثر دقة حول الممارسات الحالية. يجب أن يكون لكل سياسة مشرف تنفيذي، هذا هو الشخص المسؤول عن تنفيذ وتأييد المعايير والإجراءات المحددة في تلك السياسة المعتمدة.

دور رئيسي آخر تحتاج إلى تحديده هو دور المراجع، حيث تقع هذه المسؤولية عادةً على عاتق إدارة الموارد البشرية وكذلك فريق التدقيق، ولكن يجب أن تتكيف مع احتياجات شركتك. إذا كان هناك شخص مؤهل أكثر لتعديل السياسة وتكييفها مع نمو الأعمال التجارية ، فيمكن تكليف هذا الشخص بالحفاظ عليها.

3. تحديد محتوى السياسة

الخطوة التالية هي في الأساس عبارة عن خطة، ففي الخطوة السابقة ، تكون قد جمعت المعلومات ذات الصلة والجهات الفاعلة الرئيسية المشاركة في تطوير السياسة.

الان يمكن انشاء وإعداد المحتوى فقط بمجرد وجود مخطط واضح لما تريد تحقيقه من خلال وضع هذه السياسة. يجب أن تتضمن السياسة الشاملة العناصر التالية:

اسم السياسة

الهدف: مخطط عام للغرض من هذه السياسة.

المواصفات: تفاصيل الوثيقة الرئيسية.

الإجراءات: تعليمات الإجراءات التي يتعين القيام بها للامتثال للسياسة.

الأهلية: تشير إلى المجموعات التي تنطبق عليها السياسة.

الاستثناءات: في بعض الحالات ، قد يكون من الضروري الإشارة إلى الأماكن التي يمكن إجراء استثناءات فيها.

مالك الوثيقة: الشخص المسؤول عن إدارة السياسة.

المراجع: الشخص المسؤول عن تحديث السياسة.

تواريخ السريان والمراجعة: التاريخ الذي تدخل فيه السياسة حيز التنفيذ ويتم تعديلها.

المسرد: شرح لأي مصطلحات محددة.

4. قيم الشركة المستهدفة

الجزء التالي الذي يجب مراعاته أثناء عملية تطوير السياسة هو القيم والمبادئ التي أسستها شركتك. يجب أن تنعكس هذه في السياسات التي تختار تطبيقها.

ولضمان التنفيذ الناجح ، يجب أن تتوافق السياسات مع أهداف الشركة وفلسفتها العامة. بهذه الطريقة ، سيكون الموظفون الذين يتطابقون مع الثقافة الحالية وقواعد السلوك في الشركة أكثر عرضة للالتزام بالقواعد الجديدة وحتى العمل كسفراء للعلامة التجارية لشركتك.

يمكن أن يساعدك إنشاء سياسات موارد بشرية معينة في تعزيز مُثُلك العليا كشركة. بشكل أساسي ، أنت تقدم وعدًا لموظفيك بتقديم المساواة والدفاع عن مصالحهم.

تذكر: احرص على تكييف سياساتك مع معاييرك، فقد لا ترغب شركة تكنولوجيا ، على سبيل المثال ، في وضع سياسة لاستخدام وسائل التواصل الاجتماعي لأنها تستفيد من النشاط الرقمي لموظفيها. 

لا تحتاج إلى بناء سياسة على كل شيء ، ولكن باستخدام الكود الأخلاقي للشركة وتطوير سياسات الموارد البشرية حول ما هو مهم لعملك ، يمكنك التأكد من أن كل شخص لديه فهم أفضل لما هو متوقع منهم في العمل.

5. استخدم لغة بسيطة وواضحة

سياسات الموارد البشرية هي ليست عقود قانونية، هي إرشادات داخلية تنظم معايير محددة للموظفين، لذلك يجب أن تكون مصممة بحيث يسهل الوصول إليها وفهمها.

من المفيد لكل من الشركة وموظفيها استخدام لغة مباشرة وموجزة. وبالتالي ، ليست هناك حاجة لاستخدام خطاب قانوني مطول أو مصطلحات فنية معقدة في صياغة السياسات.

إذا كان يجب عليك إضافة أي مصطلحات محددة ، فتأكد من تعريفها فالفكرة الرئيسية للسياسات هي تقديم مسار عمل موفر للوقت يسمح لشركتك بأن تكون أكثر كفاءة واتساقًا، لذلك سيكون الأمر عكسيًا إذا احتاج مديرك وموظفوك إلى طلب المساعدة فقط لفهم القواعد الأساسية.

6. اجعلها موجزة وشاملة

على الرغم من أنه قد يكون من المغري إنشاء مستند طويل يشرح جميع خصوصيات وعموميات كل جانب متعلق بسياسات الموارد البشرية، الا انه من المستحسن أن تكون مختصرة قدر الإمكان.

قد يؤدي الإفراط في الشرح إلى سوء التفسير. من المهم أيضًا الحفاظ على المعلومات ذات صلة. إذا كتبت سياسة بشأن عملية الفصل أو انهاء الخدمات وبدأت في تضمين جميع النتائج المحتملة ، فمن المحتمل أن تجد أنها تزيد من تعقيد الموقف.

7. تجنب المعلومات التي يمكن أن تصبح قديمة بسرعة

مع نمو الأعمال التجارية وتطور القوانين والتكنولوجيا ، يمكن أن تتغير المعلومات بسرعة وتصبح قديمة. لذلك ، من الضروري التأكد من أن سياساتك تتضمن فقط المعلومات ذات الصلة والعامة. إذا اخترت أن يكون لديك سياسة خاصة بعقود العمل ، على سبيل المثال ، فتأكد من عدم التلميح إلى تشريع معين حيث يمكن أن يتغير هذا كثيرًا ، مما يجعل سياستك باطلة وغير ذات جدوى.

طالع أيضا : الأساليب الصحيحة في المقابلات الوظيفية

من الأفضل ترك هذه المعلومات للاتفاقيات الجماعية والعقود نفسها. يجب أن تحدد سياساتك ببساطة التفاصيل الأساسية التي يحتاج موظفوك إلى معرفتها حتى يتمكنوا من التصرف بشكل مناسب.

8. توضيح الأهلية

جانب آخر مهم يجب مراعاته عند كتابة سياسات شركتك وهو الجمهور. بمعنى من سيخضع لهذه السياسة ويكون ملزما بتطبيق اشتراطاتها. 

قد تكون بعض السياسات خاصة بفريق أو قسم واحد ، بينما تنطبق سياسات أخرى على الشركة بأكملها. يجب تحديد هذه المعلومات بوضوح في كل سياسة. على سبيل المثال ، إذا كان لدى الشركة فريق مبيعات يسافر كثيرًا لزيارة العملاء ، فقد تكون هناك حاجة لسياسة سفر أو نفقات محددة تنطبق عليهم فقط.

9. السماح بالاستثناءات الضرورية

عندما تقوم بإعداد دليل السياسات الخاص بشركتك، فانه يوصى باستخدام لغة عامة حيثما أمكن ذلك بدلاً من المبالغة في التحديد. يمكن أن تساعد كلمات مثل "عادةً" أو "غالبا" أو "ربما" في تغطية إمكانية الاستثناءات. كإرشادات ، يجب أن تترك سياساتك مجالًا للتفسير ووفقًا لتقدير الإدارة للاستجابة لشروط معينة.

10. استشارة أصحاب المصلحة الرئيسيين والإدارة القانونية

بمجرد اكتمال المسودة الأولى ، سيحين الوقت للحصول على بعض التعليقات. قد تكون سياسات شركتك مجهودًا جماعيًا ، أو قد يكتبها فرد. في كلتا الحالتين ، قبل إطلاقها ، يجب أن يقوم كل من الإدارة والممثل القانوني بمراجعتها. سيسمح لك تنفيذ السياسات مع الإدارة أو أصحاب المصلحة الذين سيتأثرون بها بتوضيح أي شكوك وإجراء التعديلات اللازمة.

من الضروري أيضًا التأكد من أن سياساتك لا تتعارض مع أي اتفاقيات جماعية أو فردية أو عقود عمل محددة. يجب أن يقوم بهذه المهمة شخص حاصل على تدريب قانوني - إما محام خارجي أو فريق قانوني داخلي.

عندما تكون متأكدًا من أن جميع السياسات تتوافق مع التشريعات ذات الصلة وتفي بالمعايير التي وضعتها الشركة ، ستكون جاهزًا للخطوة التالية.

طالع أيضا : 8 علامات تشير إلى أن الموظف على وشك الاستقالة وفقًا لجامعة هارفارد

11. إبلاغ السياسات للموظفين

عندما يحين وقت تنفيذ سياساتك ، ستحتاج إلى إبلاغ كل المعنيين به. بحلول هذه المرحلة ، من المحتمل أنك قمت بالفعل بتنقيح السياسات ، بحيث تعكس بوضوح مدونة قواعد السلوك الخاصة بالشركة.

يجب أن تكون طريقة التسليم مؤثرة حتى لا يتم التغاضي عن هذه المعلومات الجديدة. هذا يعني أن إرسال رسالة بريد إلكتروني جماعية وافتراض أن الجميع قد قرأها قد لا يكون أفضل أسلوب للتواصل. ما يمكنك فعله ، بدلاً من ذلك ، هو تضمين إعلان عن البريد الإلكتروني في رسالة إخبارية أو ترتيب اجتماعات مع رؤساء الأقسام الذين يمكنهم زيادة الوعي بالسياسات الجديدة مع فرقهم.

يجب أن تكون السياسات نفسها متاحة للوصول إليها من قبل جميع الموظفين في أي وقت ، إما من خلال بوابة الموظف أو الإنترانت. يجب أيضًا تضمينها في دليل الموظف. بالإضافة إلى ذلك ، لأسباب قانونية ، من مصلحة شركتك أن يقر كل موظف بشروط أي سياسات جديدة ويوافق عليها من خلال جعلهم يوقعون في مكتب الاستقبال. بدلاً من ذلك ، يمكنك إعداد جلسات أسئلة وأجوبة لمعالجة أي مخاوف أو توضيح أي نقاط نهائية.

12. مراجعة السياسات بانتظام

بمجرد اكتمال السياسات ووضعها موضع التنفيذ ، تبدأ الصيانة ؛ لكي تظل سياسات الموارد البشرية الخاصة بك صالحة ، ستحتاج إلى تدقيقها بشكل منتظم. عادة ما تكون المراجعة السنوية كافية. ومع ذلك ، في حالة حدوث أي تغييرات محددة ، ينبغي مراجعة السياسات في كثير من الأحيان. للحفاظ على سياساتك محدثة ، كن على دراية بالتعديلات القانونية ، والتغيرات في السوق ، وإعادة التصميم أو تغيير العلامة التجارية داخل الأعمال ، والتقدم التكنولوجي ، ونمو الأعمال.

الفرق بين السياسات والإجراءات

أيضا للحصول على نماذج جاهزة لسياسات الموارد البشرية يمكنك زيارة الرابط التالي لقسم السياسات والإجراءات والذي وفرنا فيه جميع سياسات الموارد البشرية الضرورية واللازمة لكل شركة.

المصدر https://www.hrinsider.info/2023/03/developing-hr-policies-step-by-step.html

لا تنس الصلاة والسلام على خير الأنام نبينا محمد صلى الله عليه وسلم