نظام إدارة المراسلات الإدارية
نظام ادارة المراسلات الإدارية (CMS)
نظام إدارة المراسلات الإلكتروني الذي تم تطويره بهدف استخدامه لإدارة المراسلات داخل أى منظمة أو جهة حكومية قامت شركة اى تى بلوكس بتطوير نظام إدارة المراسلات إلكترونيا و توفير مجموعة كبيرة من الخصائص التى تضمن للمؤسسة / الجهة الحكومية الحفاظ على مراسلاتها وما تحتويه من وثائق و معلومات و تداول المراسلة فى سرية تامة وبحسب نظام صلاحيات فعال بالإضافة إلى سرعة استعادة المعلومات .
حيث كانت الطرق التقليدية ولا تزال تُعاني من مشكلة كبيرة و هى الوقت الكبير الذى يضيع فى البحث عن المراسلات ما بين الدفاتر و الأرفف و المحفوظات بل و المشكلة الأكبر تلف المراسلات و الوثائق أو ضياعها أو فقدها لأى سبب وبالنظام خاصية هامة وهى ميكنة و إدارة دورة العمل الإداري داخل المؤسسة وفقا للمنهجية التي يتطلبها العميل اليوم، المعلومات تنمو بشكل كبير، وليس من السهل الإلمام بكل ما يجري داخل المؤسسة ؛ من خلال نظام ادارة المراسلات فقط تستطيع مراقبة دورة العمل الإداري و استخراج تقارير موضوعية عن العمل داخل المؤسسة بما فيها معدل انتاج كل موظف داخل كل إدارة أو حتى متابعة اوجه القصور أو التعطيل أو الإنجاز بما يُعد بداية و مساهمة فى رسم خطة استراتيجة للمؤسسة لتحقيق النمو و التقدم
يتوفر داخل نظام المراسلات الإدارية نظام ادارة القرارات ونشرهاعلى الإدارات المختلفة و متابعة النشر كما أن هناك نظام ادارة الإجتماعات المسجلة داخل المؤسسة و أرشفتها و أخيراً نظام ادارة التكليفات ادارة المراسلات هو أمر بالغ الأهمية بالنسبة لأي مؤسسة وما تحتاجه الآن هو نظام ادارة المراسلات الإلكترونية المطور من شركة اى تى بلوكس
اليوم، المعلومات تنمو بشكل كبير، وليس من السهل الإلمام بكل ما يجري داخل المؤسسة ؛ من خلال نظام ادارة المراسلات فقط تستطيع مراقبة دورة العمل الإداري و استخراج تقارير موضوعية عن العمل داخل المؤسسة بما فيها معدل انتاج كل موظف داخل كل إدارة أو حتى متابعة اوجه القصور أو التعطيل أو الإنجاز بما يُعد بداية و مساهمة فى رسم خطة استراتيجة للمؤسسة لتحقيق النمو و التقدم
يتوفر داخل نظام المراسلات الإدارية نظام ادارة القرارات ونشرهاعلى الإدارات المختلفة و متابعة النشر كما أن هناك نظام ادارة الإجتماعات المسجلة داخل المؤسسة و أرشفتها و أخيراً نظام ادارة التكليفات ادارة المراسلات هو أمر بالغ الأهمية بالنسبة لأي مؤسسة وما تحتاجه الآن هو نظام ادارة المراسلات الإلكترونية المطور من شركة اى تى بلوكس
الأهداف
- حفظ الوثائق و المراسلات مع تأمين كامل من التلف أو الضياع أو النسيان من خلال منظومة متكاملة
- توفير الوقت و الجهد الضائع فى استعادة المعلومات و البحث عنها أو فى تكرار نفس المعلومات فى دفاتر كل ادارة أو داخل نفس الإدارة
- تسجيل المراسلات الصادرة والواردة و القرارات إلكترونياً
- ميكنة ومحاكاة دورة العمل الإدارية
- آلية توجيه المراسلات وما تحتويه من وثائق ومستندات من خلال نظام إلكتروني آمن
- سهولة البحث والوصول للمراسلات مع سرعة استعادة المعلومات
- آلية ارفاق مستندات و المسح الضوئى للوثائق من خلال نظام إلكتروني
- إدارة الوثائق والمستندات بطريقة سهلة مبسطة وآمنة مع ضمان كامل لسرية المعلومات
- متابعة الصادر من مراسلات و قرارات وما تم عليه
- توفير اليات توزيع المهام بحسب الصلاحيات على مستخدمين داخل الإدارة
- ادارة التكليفات و متابعتها
- توفير آليات ادارة الإجتماعات و تسجيل محاضر الإجتماعات
- توفير آليات التنبيه من خلال التطبيق و/أو البريد الإلكتروني للمستخدمين
- توفير تقارير فعالة دعما لمتخذي القرار
- التمتع بمزايا تطبيقات الويب مع واجهة استخدام رائعة
- توفير نظام مصمم باللغة العربية و اللغة الإنجليزية
الملامح الرئيسية والمميزات لنظام إدارة المراسلات الإدارية الإلكتروني
تحديد الصلاحيات داخل ادارات المنظمة للمجموعات والمستخدمين من خلال ادارة النظام / ادارة الصلاحيات
تسجيل بيانات المراسلات الواردة و الصادرة و القرارات
تسجيل البيانات الأساسية و الاضافية وفقا للنوع الرئيسى للمراسلة
ارفاق مستندات و المسح الضوئى للوثائق والمستندات
وضع الملاحظات على الملفات الممسوحة ضوئيا
تعديل الصور الممسوحة ضوئيا من خلال مجموعة وظائف مثل التدوير وغيرها
ربط المراسلات معا
ادارة التأشيرات على المعاملات
عرض تاريخ المراسلة وما تم عليها من عمليات
تحميل بيانات مراسلة سابقة واردة او غيرها وما تحتويه من مرفقات و مراسلات مرتبطة خاصة عند تسجيل الصادر
البحث عن المراسلات بسهولة باستخدام البحث البسيط والمتقدم لإستعادة المعلومات و طباعة النتائج
توزيع المهام إلى صندوق مهام مستخدم معين
حفظ المراسلات وارشفتها
قسم إدارة النظام وأكواد النظام
العمل وفق دورات عمل (الوارد – الصادر - القرارات) مع القابلية للتخصيص بحسب متطلبات كل مؤسسة
توجيه المراسلات داخل الادارة لإستكمال دورة العمل
تصدير المرسلات الى الادارات داخل المنظمة او الجهات الخارجية
توزيع القرارات (التعاميم) على ادارات المنظمة و مستخدميها
متابعة المراسلة و التنبيه على البريد الإلكترونى
عمل تنبيهات تذكيرية وفقا لإعدادات التنبيه بإدارة النظام سواء من خلال النظام أو البريد الإلكتروني للمستخدمين
متابعة الأعضاء الفنيين المنوط بهم ابداء الرأى الفنى
متابعة الصادر و رصد حالة الصادر «تم التصدير للجهة – لم يتم الاستلام – رفض الاستلام»
متابعة المراسلات من نوع التقارير وربطها سويا مع بيان حركة التقارير
ادارة تقارير المنظمة
امكانية قيام المستخدم بإعداد التقرير المطلوب
و هناك العديد من الخصائص سواء فيما يتعلق بإرة الإجتماعات أو التكليفات يمكن التعرف عليها من خلال طلب عرض تقديمي للتطبيق
جزاكم الله خيرا
ردحذفآآمين يارب
حذفبورك فيكم على الدعم والتعليق