الرقابة الإدارية هي مجموعة من التطبيقات المستخدمة للوصول للكفاءة الإدارية وتعتبر جزءًا من التحكم الداخلي للمؤسسة، وتهدف لدعم وتنفيذ كل الأعمال في الأوقات المناسبة، والمرتبطة بسياسات الإدارة.
وتعرف الرقابة الإدارية بأنها الأفعال التي تؤدي للسيطرة على العمل، وهي من الوسائل القانونية المستخدمة في التنظيم والتوجيه الإداري.
ومن التعريفات الأخرى للرقابة الإدارية هي الأفعال المرتبطة بالسيطرة على الأشياء والأشخاص، وذلك عن طريق فرض السلطة المناسبة.
وسائل الرقابة الإدارية:
تعتمد الرقابة الإدارية لتحقيق النجاح على مجموعة من الوسائل هي:
1. التقارير الإدارية: وهي تساعد على توضيح مستويات أداء الموظفين وطبيعة إنجاز الأعمال الخاصة بهم.
2. الشكاوى: وهي كل شكوى تصدر عن العملاء الذين يتعاملون مع المؤسسة وتساعد على توضيح المعلومات للمدراء عن الصورة الحقيقية لطبيعة العمل والاخطاء التي حدثت لتجنب تكرار حدوثها.
3. الإدارة بالتفويض: وهي تفويض صلاحيات من المدراء للموظفين وذلك لتطبيق الرقابة الإدارية على العمل والتأكد من حسن سيرته بصورة صحيحة، ويساهم في رفع مستوى الكفاءة.
4. الإدارة بالأهداف: وهو وضع الأهداف وربطها بمعايير الرقابة، وتعتمد على وجود مسئوليات مشتركة بين المدراء والموظفين ويتم لاحقًا قياسها وتحديد الأمور المناسبة لتطبيقها بصورة صحيحة.
أهداف الرقابة الإدارية:
تسعى الرقابة الإدارية لتحقيق مجموعة أهداف منها:
1. التقيد بالسياسة الإدارية: وتنفيذ الدوائر الإدارية لتعليمات والقرارات المختلفة حسب اختصاص كل منها، ويساعد ذلك على التأكد من مدى وضوح وفهم القرارات الإدارية ما يساعد على عدم ترك المجال للتفسيرات الذاتية في الدوائر، وسوء تنفيذ التعليمات، وعدم معرفة كيفية استخدامها للوصول للأهداف.
2. الاستخدام المناسب للموارد الاقتصادية: وترشيد طرق صرف واستخدام الموارد الاقتصادية وذلك لتحقيق الأهداف والحرص على عدم التبذير والإسراف في هذه الموارد واستخدام الكميات المناسبة بأقل تكاليف ممكنة.
3. توزيع المسئوليات: وهو تعزيز قدرة المؤسسة على تطبيق الرقابة الشاملة لكل الدوائر وتقسيم المهام والوظائف الإدارية بين الموظفين فلا ينفرد موظف واحد في أداء وظيفة معينة من بدايتها لنهايتها، ما يساهم في تفادي وقوع الأخطاء ومعرفتها بصورة مبكرة لعلاجها بشكل سريع، ويساعد توزيع المسئوليات على منع تداخل وتكرار الأنشطة في بيئة العمل.
4. تطبيق الإدارة للمراجعة الداخلية: وهو تنفيذ التدقيق ضمن بيئة العمل ويهدف لتحقيق عدة أهداف منها تحسين العمل بصورة عامة وفقًا للخطط والسياسات المعتمدة، ومساعدة الإدارة على تجاوز الروتين الممل، والتأكد من تنفيذ الخطوات الخاصة بالرقابة الداخلية.
لا تنس الصلاة والسلام على خير الأنام نبينا محمد صلى الله عليه وسلم
وتعرف الرقابة الإدارية بأنها الأفعال التي تؤدي للسيطرة على العمل، وهي من الوسائل القانونية المستخدمة في التنظيم والتوجيه الإداري.
ومن التعريفات الأخرى للرقابة الإدارية هي الأفعال المرتبطة بالسيطرة على الأشياء والأشخاص، وذلك عن طريق فرض السلطة المناسبة.
وسائل الرقابة الإدارية:
تعتمد الرقابة الإدارية لتحقيق النجاح على مجموعة من الوسائل هي:
1. التقارير الإدارية: وهي تساعد على توضيح مستويات أداء الموظفين وطبيعة إنجاز الأعمال الخاصة بهم.
2. الشكاوى: وهي كل شكوى تصدر عن العملاء الذين يتعاملون مع المؤسسة وتساعد على توضيح المعلومات للمدراء عن الصورة الحقيقية لطبيعة العمل والاخطاء التي حدثت لتجنب تكرار حدوثها.
3. الإدارة بالتفويض: وهي تفويض صلاحيات من المدراء للموظفين وذلك لتطبيق الرقابة الإدارية على العمل والتأكد من حسن سيرته بصورة صحيحة، ويساهم في رفع مستوى الكفاءة.
4. الإدارة بالأهداف: وهو وضع الأهداف وربطها بمعايير الرقابة، وتعتمد على وجود مسئوليات مشتركة بين المدراء والموظفين ويتم لاحقًا قياسها وتحديد الأمور المناسبة لتطبيقها بصورة صحيحة.
أهداف الرقابة الإدارية:
تسعى الرقابة الإدارية لتحقيق مجموعة أهداف منها:
1. التقيد بالسياسة الإدارية: وتنفيذ الدوائر الإدارية لتعليمات والقرارات المختلفة حسب اختصاص كل منها، ويساعد ذلك على التأكد من مدى وضوح وفهم القرارات الإدارية ما يساعد على عدم ترك المجال للتفسيرات الذاتية في الدوائر، وسوء تنفيذ التعليمات، وعدم معرفة كيفية استخدامها للوصول للأهداف.
2. الاستخدام المناسب للموارد الاقتصادية: وترشيد طرق صرف واستخدام الموارد الاقتصادية وذلك لتحقيق الأهداف والحرص على عدم التبذير والإسراف في هذه الموارد واستخدام الكميات المناسبة بأقل تكاليف ممكنة.
3. توزيع المسئوليات: وهو تعزيز قدرة المؤسسة على تطبيق الرقابة الشاملة لكل الدوائر وتقسيم المهام والوظائف الإدارية بين الموظفين فلا ينفرد موظف واحد في أداء وظيفة معينة من بدايتها لنهايتها، ما يساهم في تفادي وقوع الأخطاء ومعرفتها بصورة مبكرة لعلاجها بشكل سريع، ويساعد توزيع المسئوليات على منع تداخل وتكرار الأنشطة في بيئة العمل.
4. تطبيق الإدارة للمراجعة الداخلية: وهو تنفيذ التدقيق ضمن بيئة العمل ويهدف لتحقيق عدة أهداف منها تحسين العمل بصورة عامة وفقًا للخطط والسياسات المعتمدة، ومساعدة الإدارة على تجاوز الروتين الممل، والتأكد من تنفيذ الخطوات الخاصة بالرقابة الداخلية.
0تعليقات